Universidad Nacional Autónoma de México, UNAM
Facultad de Estudios Superiores, FESI, UNAM
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FORMATOS Y TRAMITES

 

SOLICITUD Y COMPROBACION DE GASTOS GENERALES A RESERVA DE COMPROBAR

Formato de Gastos Generales a Reserva de Comprobar

OBJETIVO

Solicitar los recursos monetarios en forma anticipada a la adquisición de bienes o servicios, así como realizar su comprobación.

POLÍTICAS

La autorización de gastos generales a reserva de comprobar se sujetará a lo establecido en la Circular s/n de la Secretaría Administrativa - Tesorería de fecha 28 de octubre de 1992, así como a lo dispuesto en el Instructivo de Ejercicio y Catálogo Presupuestal de la Dirección General de Programación Presupuestal.

Los gastos generales a reserva de comprobar se autorizarán de acuerdo a la prioridad del proyecto al que pertenecen y a la suficiencia presupuestal existente.

Todo gasto a reserva de comprobar deberá estar debidamente justificado y ser autorizado por el Titular de la dependencia.

El gasto que se solicite, deberá formar parte de los programas o proyectos autorizados en el presupuesto.

Únicamente se afectarán por concepto de Gastos Generales a Reserva de Comprobar el grupo 200 "Servicios"; el grupo 400 "Artículos y Materiales de Consumo" y la partida 531 "Animales de Rancho y Granja". En caso de partidas centralizadas, se deberá contar con la autorización de la dependencia centralizadora.

No se autorizará una nueva solicitud de gastos generales a reserva, cuando existan saldos pendientes de comprobar.

Los recursos proporcionados por concepto de gastos a reserva de comprobar se destinarán para el fin que fueron solicitados, por lo que todo recurso no utilizado se reintegrará en la Caja General de la Unidad de Recursos Financieros, quien entregará a cambio un recibo como comprobante del depósito.

El plazo máximo de comprobación será de 30 días a partir de la autorización del gasto a reserva de comprobar.

El Secretario Administrativo será el responsable de vigilar que la comprobación de los gastos a reserva de comprobar se realice en el plazo establecido.

La Unidad de Recursos Financieros será la responsable del registro y control de las erogaciones realizadas por concepto de gastos a reserva de comprobar.

La Unidad de Recursos Financieros informará al Secretario Administrativo (quincenal o mensualmente) el saldo de gastos a reserva de comprobar, para que en caso de existir adeudos por parte del interesado, le sean solicitados los documentos comprobatorios.

Los gastos a reserva que no hayan sido comprobados en los primeros 30 días naturales y excedan los 60 días serán turnados al area jurídica para su cobro y esta aplique lo procedente.

Los gastos a reserva de comprobar, mayores de 30 mil pesos, cuyo cheque se solicite a favor de la dependencia, requieren autorización de la Dirección General de Finanzas, Subdirección de Egresos.

La factura que se presente como comprobante del gasto deberá reunir los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación de acuerdo con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público

Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien la expide.
Folio impreso.
Lugar y fecha de expedición.
Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expide.
Descripción del servicio prestado o artículo adquirido.
Valor unitario expresado en número, importe total expresado en número y letra, así como el monto del impuesto al valor agregado (IVA) que deba trasladarse.
Y las demás aplicables en su momento por esa Ley.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL TRÁMITE:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

UNIDAD DE RECURSOS

FINANCIEROS

Una vez que el titular de la dependencia o el consejo técnico autorizó la comisión.

Recibe formato autorizado, verifica suficiencia presupuestal, de acuerdo al concepto del gasto y asigna código programático.

En caso de no existir suficiencia presupuestal informa al Jefe de Unidad Responsable para que solicite la redistribución financiera en formato F-10 (Formato F-10) (Deberá tener en su PC excel 97).

. Elabora forma administrativa de gastos y recaba firma del interesado.

. Efectúa registro presupuestal y contable en el sistema por el importe del gasto para comprometer presupuesto y entrega la forma administrativa de gastos junto con formato autorizado al Secretario Administrativo para su firma.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Firma el formato y recaba en éste la autorización del Titular de la dependencia y lo entrega al Área de Presupuesto para que realice el trámite ante la Unidad de Proceso Administrativo (UPA).

En caso de que el importe del gasto sea mayor a $30,000.00 (Treinta mil pesos 00/100 M.N.) solicita su autorización a la Dirección General de Finanzas.

UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS


Registra en control de documentos en trámite los datos de la solicitud y oficio autorizado.

. Entrega a la UPA el formato y documentación a través del listado que emite el Sistema Contable Presupuestal como comprobante del trámite realizado.

. Registra en control de documentos en trámite los datos del Talón/Contra-recibo.

48 HORAS DESPUÉS
USUARIO
Acude a la UPA y canjea su contrarecibo por cheque respectivo.
UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS
Efectúa registro definitivo en el sistema contable-presupuestal,
Una vez que el interesado entrega la documentacion comprobatoria del gasto
UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

Recibe del interesado los documentos comprobatorios y efectivo en su caso.

. En caso de recibir efectivo lo deposita en la Caja General de la DGF quien le entrega como comprobante del depósito el "Certificado de Entero" y continúa con el trámite.

. Fotocopia la documentación comprobatoria y la archiva para consultas posteriores.

. Obtiene la documentación de comprobación y las turna junto con el original de la documentación comprobatoria al Secretario Administrativo.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Firma y recaba en éste la autorización del Titular de la dependencia.

. Entrega documentación comprobatoria a la Unidad de Recursos Financieros para que realice el trámite ante la UPA.

UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

Registra en control de documentos en trámite los datos de la solicitud.

. Entrega a la UPA documentación comprobatoria y formato como comprobante del trámite realizado a través del listado que emite el Sistema Contable Presupuestal.

. Registra en control de documentos en trámite los datos del Talón/Contra-recibo.

. 48 HORAS DESPUÉS

. La UPA aceptó o rechazó la documentacion comprobatoria, si es aceptada se le entrega al usuario su contrarecibo de comprobacion, en caso contrario se le devuelve la documentación rechazada y continua como deudor ante la Contaduría General hasta que realice la comprobación.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

 

 

Última modificación de este archivo 18/07/2012 02:01

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