Universidad Nacional Autónoma de México, UNAM
Facultad de Estudios Superiores, FESI, UNAM
Ir a la página de inicio de la Carrera de Cirujano Dentista

FORMATOS Y TRAMITES

COMPRA DE BOLETOS DE AVIÓN Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIAS DE VIAJE

Formato de Solicitud de Boletos de Avión

OBJETIVO

Tramitar la adquisición de boletos de avión y en su caso la contratación de servicios de viaje, para el personal académico y/o administrativo, cuando el desempeño de las labores que le sean encomendadas así lo requiera.

POLÍTICAS

La adquisición de boletos de avión así como la contratación de otros servicios, tales como hospedaje y alimentación se realizarán en las agencias de viaje autorizadas por la UNAM y deberán solicitarse a través de la Unidad de Recursos Financieros. En caso de que las agencias autorizadas no efectúen los servicios solicitados por el interesado y no puedan conseguirlo con ninguno de sus corresponsales afiliados, éstos podrán ser adquiridos en otra agencia de viaje, previa autorización de la Dirección General de Finanzas a través de la Unidad de Recursos Financieros.

Las comisiones del personal administrativo serán autorizadas por el Titular de la dependencia, tratándose de personal académico las autorizará el H.Consejo Técnico.

En caso de personal invitado o visitante, la adquisición de boletos de avión deberá estar contemplada en los programas y proyectos a desarrollar.

Las agencias autorizadas por la Universidad para la adquisición de boletos de avión y servicios de viaje son American Express, De Colores y Wagons Lits de acuerdo a lo establecido en la Circular SA/07/96 Secretaría Administrativa-Patronato Universitario del 22 de marzo de 1996 (deberá tener en su pc algún visor de imágenes como Paint, Acdsee, etc.).
Hoja 1
, Hoja 2.

El interesado deberá solicitar la compra de los boletos y en su caso servicios de viaje, con diez días de anticipación como mínimo a la fecha de su salida con el objeto de realizar las cotizaciones necesarias y el costo mas bajo.

Los boletos adquiridos y los servicios contratados en la agencia de viajes deberán ir a nombre del usuario de los mismos y de ninguna manera podrán ser transferidos o negociados. En caso de cancelación sólo serán reembolsables a la UNAM.

La fecha de los boletos y/o servicios se podrá cambiar previa consulta con la agencia de viajes.

En caso de que el interesado cancele el viaje, deberá notificarlo de inmediato a la Unidad de Recursos Financieros y devolver el boleto y/o comprobante del servicio, explicando por escrito los motivos de la cancelación.

Las partidas que podrán ser afectadas por concepto de gastos de boleto de avión y otros servicios serán:

211 "Viáticos para el Personal"
212 "Pasajes Aéreos"
213 "Gastos de Viaje de Alumnos en Prácticas Escolares y a Deportistas"
214 "Gastos de Intercambio"
216 "Gastos por Reuniones de Trabajo"
243 "Otros Servicios Comerciales"
311 "Becas para Estudios o Investigaciones de Mexicanos en el País"
312 "Becas para Estudios o Investigaciones de Mexicanos en el Extranjero"
721 "Programa de Extensión y Colaboración Académica"
822 "Pasajes Foráneos PAPIIT"

 

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL TRÁMITE:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Una vez que el titular de la dependencia o el consejo técnico autorizó la comisión.
INTERESADO
Entrega a la Unidad de Recursos Financieros el oficio original de autorización de la comisión y formato de solicitud de boleto aéreo y/o contratación de servicios.

UNIDAD DE RECURSOS

FINANCIEROS

Revisa que el oficio de comisión esté autorizado por el Titular o el Consejo Técnico.

En caso de que no esté autorizado solicita al interesado recabe la autorización correspondiente.

. Solicita telefónicamente a la agencia de viajes información relativa a fechas y costos de los servicios requeridos.

. Verifica la existencia de suficiencia presupuestal.

En caso de no existir suficiencia presupuestal informa al Jefe de Unidad Responsable para que solicite la redistribución financiera en formato F-10 (Formato F-10) (Deberá tener en su PC excel 97).

. Asigna código programático a afectar y lo informa a la Secretaria Administrativa.

. Efectúa telefónicamente la reservación de los servicios requeridos otorgando la clave asignada al responsable de la compra en la dependencia.

. Elabora en original y copia el formato Boletos de Avión y Otros Servicios y la turna a la Secretaria Administrativa para su firma.

En caso de que los boletos sean para un profesor invitado, anexa al formato Carta de Invitación y carta de aceptación del profesor en original.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
Firma el formato Boletos de Avión y recaba en éste la autorización del Titular de la dependencia y lo turna a la Unidad de recursos Financieros para el trámite.
UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

Registra en el sistema el importe de los boletos de avión para comprometer el presupuesto.

. Entrega el original del formato a la agencia de viajes y obtiene acuse de recibo en la copia.

. Recibe de la agencia de viajes el boleto y en su caso el comprobante de servicios adquiridos.

. Entrega al interesado el boleto de avión y en su caso el comprobante de servicios y obtiene acuse de recibo en la copia del formato Boletos de Avión misma que archiva.

. Si el interesado cancela su viaje, el Departamento de Presupuesto deberá elaborar el formato "Cancelación Boletos de Avión y/o Servicios" y entregarlo a la Agencia de Viajes junto con los boletos y comprobante de servicio, en su caso.

Al finalizar la comisión
USUARIO
Entrega a la Unidad de Recursos Financieros la sección del boleto utilizado y en su caso el comprobante de los servicios y efectúa registro definitivo en el sistema contable presupuestal.
UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS
Archiva la sección del boleto y en su caso el comprobante de los servicios junto con la copia del formato Boletos de Avión y Otros Servicios.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Última modificación de este archivo 18/07/2012 02:01

Hecho en México, todos los derechos reservados 2012. Esta página puede ser reproducida con fines no lucrativos, siempre y cuando no se mutile, se cite la fuente completa y su dirección electrónica. De otra forma requiere permiso previo por escrito de la institución. Créditos: Sitio web administrado por: Unidad de Sistemas, Telecomunicaciones y Cómputo: wwwfesi@campus.iztacala.unam.mx