Universidad Nacional Autónoma de México, UNAM
Facultad de Estudios Superiores, FESI, UNAM
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FORMATOS Y TRAMITES

SOLICITUD Y COMPROBACION DE GASTOS DE INTERCAMBIO, TRABAJOS DE CAMPO Y PRÁCTICAS ESCOLARES

Solicitud de Gastos de Intercambio, Prácticas Escolares y Trabajos de Campo

Formato para autorización de Trabajos de campo y/o Prácticas escolares

OBJETIVO

Tramitar la obtención de recursos económicos necesarios para cubrir los gastos que se generen por la asistencia de profesores invitados a la dependencia o por la realización de trabajos de campo derivados de los proyectos académicos de la Institución.

POLÍTICAS

La autorización de los gastos de intercambio, trabajos de campo y prácticas escolares se sujetará a lo establecido en la Circular s/n de la Secretaría Administrativa -Tesorería de fecha 28 de octubre de 1992; Circular No. 1 de la Secretaría Administrativa-Tesorería de fecha 1º de febrero de 1991, Circular 1 (deberá tener en su pc algún visor de imagenes como el paint, acdsee, etc.), así como a lo dispuesto en el Instructivo de Ejercicio y Catálogo Presupuestal de la Dirección General de Programación Presupuestal y en las Normas para la Asignación y Comprobación de Viáticos, Gastos de Intercambio, Trabajos de Campo y Prácticas Escolares emitido por la Secretaría Administrativa y la Tesorería-Contraloría en 1991 (Normas de viáticos y trabajos de campo).

Los gastos de intercambio, trabajos de campo y prácticas escolares se autorizarán de acuerdo a la prioridad del proyecto al que pertenecen y a la suficiencia presupuestal existente.

Los gastos de intercambio se otorgarán a los profesores invitados (nacionales o extranjeros) para cubrir su transportación, hospedaje y alimentación (Normas de viáticos y trabajos de campo).

Los gastos de trabajos de campo son aquellas erogaciones necesarias para la realización de las investigaciones de campo en el área metropolitana y/o interior del país, como: estancia en áreas rurales, alquiler de semovientes, lanchas, vehículos, gasolina, gratificación a peones, adquisiciones menores ocasionales, peaje y pago por contratación de servicios generales en buques (Instructivo y Catálogo Presupuestal).

Los gastos por prácticas escolares son las erogaciones para atender las necesidades de grupos estudiantiles en viajes de estudio, en el país, conforme a los planes académicos vigentes, tales como: alimentación, hospedaje, transportación, peaje, gasolina, entradas a museos y zonas arqueológicas, etc. (Instructivo y Catálogo Presupuestal).

Para los casos de prácticas o trabajos de campo se designará una persona que se responsabilice de los recursos otorgados en cuanto a su uso, resguardo y comprobación.

Tratándose de trabajos de campo o prácticas escolares se presentará autorización por escrito del Titular de la dependencia, misma que deberá contener la designación del personal responsable de la práctica.

En el caso de solicitud de gastos de intercambio deberá anexarse carta invitación firmada por el Titular de la dependencia, así como la carta de aceptación del profesor.

La carta invitación establecerá la invitación formal por parte de la dependencia al profesor, el trabajo a desarrollar, lugar y duración del evento y deberá estar firmada por el Titular de la dependencia.

No se autorizará una nueva solicitud de gastos cuando existan saldos pendientes de comprobar por parte del interesado.

El usuario deberá tramitar, con un mínimo de 5 días de anticipación, el seguro de vida correspondiente en la Unidad de Recursos Financieros el cual tendrá un costo de $ 2.00 (Dos pesos 00/100 m.n.) diarios por persona y con una anticipación de 15 días hábiles la solicitud, esto aplica en Prácticas Escolares y Trabajos de Campo.

Para la comprobación de los gastos de trabajos de campo o prácticas escolares deberá enviarse además de la autorización, una relación completa del personal o alumnos que participaron en la comisión (Normas de viáticos y trabajos de campo).

El plazo máximo para la comprobación de los gastos será de 30 días naturales, contados a partir del día en que concluya el evento, práctica o trabajo de campo (Normas de viáticos y trabajos de campo) y la documentación comprobatoria llevarán la leyenda "No Recuperables".

 

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL TRÁMITE:

RESPONSABLE
ACTIVIDAD
AREA SOLICITANTE

Una vez que el titular de la dependencia o el consejo técnico autorizó la comisión.

Solicita por escrito al Secretario Administrativo recursos para cubrir gastos de intercambio o gastos de trabajos de campo; en el primer caso le entrega carta de invitación original, carta de aceptación, programa de actividades así como curriculum del profesor invitado y en el segundo caso entrega oficio original de autorización ambas firmadas, así como el formato debidamente requisitado.

UNIDAD DE RECURSOS
FINANCIEROS


Verifica la existencia de suficiencia presupuestal y asigna código programático a afectar.

En caso de no existir suficiencia presupuestal informa al Jefe de Unidad Responsable para que solicite la redistribución financiera en formato F-10 (Formato F-10) (Deberá tener en su PC excel 97).

Elabora el formato "Profesores Invitados" ó el formato "Trabajo de Campo o Prácticas Escolares" según sea el caso.

Recaba en el formato la firma del responsable del gasto y lo turna al Secretario Administrativo.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Firma el formato y recaba en éste la autorización del Titular de la dependencia.

Entrega el formato a la Unidad de Recursos Financieros para que realice el trámite ante la Unidad de Proceso Administrativo (UPA).

UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS


Anexa al formato Profesores Invitados las cartas de invitación y de aceptación, programa de actividades así como curriculum del profesor y al formato Trabajos de Campo el oficio de autorización.

Entrega en la UPA el formato y documentación a través del listado que emite el Sistema Contable Presupuestal como comprobante del trámite realizado.

Registra en control de documentos en trámite.

48 HORAS DESPUÉS
USUARIO
Acude a la UPA y canjea el contrarecibo por el cheque respectivo.
UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

Efectúa registro definitivo en el sistema contable presupuestal.

Obtiene fotocopia de la Póliza/Contra-recibo y la archiva.

AL FINALIZAR EL EVENTO, LA PRÁCTICA O EL TRABAJO DE CAMPO

Recibe del responsable del gasto los documentos comprobatorios cada uno de ellos firmados por el responsable y efectivo en su caso.

En caso de recibir efectivo lo deposita en la caja del campus y se tramita la compra del "Certificado de Entero" y continúa con el trámite de comprobación.

Verifica que los documentos comprueben la totalidad del importe de los gastos entregados y anota en ellos la leyenda "No recuperables".

Fotocopia la documentación comprobatoria y la archiva para consultas posteriores.

Emite la Forma Multiple de comprobación y la turna junto con el original de la documentación comprobatoria al Secretario Administrativo.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

Firma formato y recaba en ésta la autorización del Titular de la dependencia.

Entrega el formato y documentación comprobatoria al Departamento de Presupuesto para que realice el trámite ante la UPA.

UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS

Registra en control de documentos en trámite los datos del formato.

Entrega a la UPA el formato junto con documentación anexa a través del listado que emite el Sistema Contable Presupuestal como comprobante de trámite realizado.

48 HORAS DESPUÉS

La UPA aceptó o rechazó la documentacion comprobatoria, si es aceptada se le entrega al usuario su contrarecibo de comprobacion, en caso contrario se le devuelve la documentación rechazada y continua como deudor ante la Contaduría General.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Última modificación de este archivo 18/07/2012 02:01

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