SUPERVISIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO.

OBJETIVO:
GARANTIZAR QUE LAS FACTURAS QUE SE PAGAN POR CONCEPTOS DE LIBROS PARA LA BIBLIOTECA CORRESPONDAN A LOS TITULOS Y VÓLUMENES QUE INGRESAN A ÉSTA.

1. Se recibe en la biblioteca el material bibliográfico adquirido (revistas, libros, cd’s, etc.) junto con la factura que ampara la compra.

2. El jefe de la Unidad de Documentación Científica verifica que la factura presente la cantidad de materiales solicitados, que los importes sean correctos y que la factura cumpla con las disposiciones fiscales correspondientes, garantizando a través de una marca la validación de la factura.

3. El material es revisado por el jefe de la UDC, quien firma la factura como constancia de haber recibido el material solicitado.

4. El jefe de la UDC turna la factura ya verificada al secretario general académico para su autorización.

5. La unidad de control interno acude a verificar físicamente el material, para dar constancia de su recepción.

6. Cada uno de los libros se marca con tinta indeleble en un lugar visible para garantizar que se presentan una sola vez para su revisión y evitar duplicidad de pagos.

7. Concluida la revisión de libros se sella y se firma la factura.

8. Para trámite de pago, se presenta la factura firmada por la UDC, el secretario general académico y la unidad de control interno.

9. El material se pone para consulta a usuarios de la biblioteca en un plazo de 30 días naturales.