LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN
DE FUNCIONARIOS DE LA FES IZTACALA

1. OBJETIVO

Establecer las bases para facilitar la entrega de los asuntos, oficios e instalaciones a cargo de titulares de área, garantizando la preservación de documentos, archivos, valores y proyectos, además de coadyuvar a los funcionarios entrantes para cumplir con sus tareas y actividades y dar continuidad a los objetivos y metas institucionales.

2. QUIENES DEBEN CUMPLIR CON LA ENTREGA-RECEPCIÓN

2.1 Los Titulares de las Secretarías, Coordinaciones, Jefaturas de Unidad, Jefaturas de Departamento y Jefaturas de Sección Académica. (Excepto la Secretaría Administrativa cuya Entrega-Recepción está a cargo de la Oficina del Auditor interno de la UNAM)

2.2 Aquellas personas que por la naturaleza e importancia de su función se requiera conocer la situación que guardan los recursos que manejan.

3. ACTOS DE ENTREGA-RECEPCIÓN

Los supuestos que generan el acto de entrega-recepción son por la separación del cargo o comisión ó bien; por la desaparición, fusión ó transferencia total ó parcial de la oficina, funciones ó recursos; según corresponda.

4. QUIENES PARTICIPAN

• Titular saliente
• Titular entrante
• Titular de la Unidad de Control Interno ó a quien designe para el acto.
• Testigos de asistencia.

5. RESPONSABILIDADES DEL JEFE INMEDIATO

5.1 Informar a la Unidad de Control Interno (UCI) del cambio de funcionario por lo menos con 48 horas de anticipación a la fecha de su baja, para programar con oportunidad la entrega y evitar el incumplimiento o evasión de responsabilidades de quien deja el cargo.
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5.2 Con base en el conocimiento que se tiene del área, comunicar a la UCI los requerimientos de información, materiales y equipo que debe entregar el funcionario que deja el cargo.

6. RESPONSABILIDADES DEL TITULAR SALIENTE

6.1 Tener actualizado los registros, controles y demás documentación relativa a su área y función

6.2 Dar solución a los asuntos pendientes de trámite, con la finalidad de que al momento de la entrega, éstos se reduzcan al mínimo posible.

6.3 Cubrir o aclarar ante la unidad de finanzas, algún adeudo ó faltante que tenga pendiente por solventar antes del acto de entrega-recepción.

6.4 Tener contacto permanente y directo con la UCI para el cumplimiento de los lineamientos operativos y aclaración de dudas.

6.5 Presentar en el acto de entrega-recepción toda la información requerida por la UCI mediante los anexos y formatos que ésta autoridad considere necesarios.

6.6 Presentar la constancia de no adeudo expedida por la Secretaría Administrativa y la UDC.

6.7 Entregar al funcionario que lo sustituya, un informe detallado por escrito que contenga el estado que guardan los asuntos bajo su responsabilidad, incluyendo los relativos al personal que dependa de él.

6.8 Aclarar cuando así se le requiera las situaciones que se presenten a futuro derivadas de su gestión a cargo del área que entrega.

6.9 Presentar su Declaración de Situación Patrimonial ante la Contraloría de la UNAM,

7. RESPONSABILIDADES DEL TITULAR ENTRANTE

7.1 Revisar al momento de la entrega cada uno de los puntos contenidos en los anexos y solicitar la aclaración de sus dudas.

7.2 Si tiene alguna observación debe solicitar que quede asentada en el acta.

7.3 A partir de la fecha de entrega tiene un periodo de 10 días hábiles para analizar lo que recibió y manifestar a la UCI si hubiera alguna omisión, a fin de requerir al titular saliente su presencia para esclarecerla.

7.4 Presentar su Declaración de Situación Patrimonial ante la Contraloría de la UNAM,

8. DISPOSICIONES GENERALES

8.1 Es responsabilidad de los funcionarios de la FESI cumplir con el proceso de entrega-recepción de acuerdo a lo dispuesto en este ordenamiento.

8.2 La UCI vigilará en el ámbito de su competencia el cumplimiento de este ordenamiento y estará facultada para interpretar las disposiciones normativas.

8.3 La entrega-recepción de los Titulares de Secretarías, Divisiones y Unidades, comprenderá la totalidad de los departamentos a su cargo, lo que no eximirá de la propia entrega a los responsables de área ó departamento en el caso de algún cambio.

8.4 La solicitud para la entrega-recepción será mediante oficio dirigido al titular de la Unidad de Control Interno, informando el nombre completo del quien entrega, quien recibe, así como del área de que se trata.

8.5 Si el jefe inmediato del funcionario saliente no solicita a la UCI la entrega-recepción, asumirá la responsabilidad de las situaciones que deriven por la omisión de este acto.

8.6 Si no existe nombramiento o designación de la persona que ocupará el cargo, la entrega se hará al funcionario que para tal efecto designe el superior inmediato, quien deberá de resguardar los valores en tanto se nombra al titular definitivo.

8.7 La entrega-recepción se formalizará con acta administrativa, en la que se establecerá el periodo para revisión y aclaraciones y se suscribirá por los funcionarios que terminan e inician la gestión, y por el titular de la UCI ó a quién designe para el acto.

8.8 El paquete de entrega-recepción se elabora en original y dos copias y se distribuye de la siguiente forma:
• Original para la Unidad de Control Interno
• 1era copia para el titular entrante
• 2da copia para el titular saliente

8.9 La UCI establecerá un plazo de 10 días hábiles para revisión y aclaraciones, en caso de considerarse necesario éste plazo podrá ampliarse hasta por 30 días hábiles, a fin de garantizar la transparencia en la entrega.

8.10 La UCI podrá requerir al funcionario saliente su presencia para las aclaraciones derivadas del proceso. Declaración de situación patrimonial en los términos y plazos

8.11 El acto de entrega recepción no exime a los funcionarios de cumplir con la obligación de presentar la declaración patrimonial en los términos y plazos establecidos por el Patronato Universitario.

9. PROCESO DE ENTREGA

9.1 El jefe inmediato del funcionario saliente al momento de conocer el cambio, solicita a la UCI la entrega recepción.

9.2 La UCI establece la fecha de entrega-recepción y proporciona al funcionario saliente los requerimientos que deberá presentar, orientándolo sobre su integración.

9.3 El funcionario saliente entrega al funcionario entrante la oficina bajo su responsabilidad, con los recursos financieros, materiales y humanos.

9.4 La UCI elabora acta administrativa en la cual hace constar la situación en que se encuentran los recursos y asuntos pendientes del área, se incluyen los anexos elaborados por el funcionario saliente y se firman por los participantes.

9.5 En caso de existir observaciones sobre la entrega, pasado el período de revisión se reúnen los participantes para hacer las aclaraciones correspondientes y se deja asentado en acta.

REQUERIMIENTOS PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN

** Anexar enlace.